Wiederkehrende Abläufe

Die Sache selbst dauert eine Stunde. Der Vorlauf dauert Wochen.

Saisonstart, Bestellrunde, Aktionszeitraum: Der Ablauf ist jedes Mal derselbe. Nur steht er nirgends — er läuft, weil Sie ihn im Kopf haben.

  1. Stichtag steht fest Termin, Bestellfenster, Saisonbeginn
  2. Was jetzt erhoben wird, lag beim letzten Durchgang schon vor — nur nicht dort, wo man es wiederfindet.
  3. Einsammeln
  4. Jeder Beteiligte hat seinen eigenen Weg, Ihnen die Information zu schicken. Sie sind derjenige, der daraus eine Liste macht.
  5. Nachhaken
  6. Die meiste Zeit geht nicht in die Sache, sondern in das Erinnern an die, die nicht geantwortet haben.
  7. Zusammenführen
  8. Fünf Formen werden auf einen Stand gebracht. Wo der Vorgang gerade steht, weiß nur eine Person.
  9. Zurückmelden
  10. Änderungen kommen nach der Rückmeldung — und die Runde beginnt für einzelne Beteiligte von vorne.
  11. Durchführen und in ein paar Monaten wieder

Die Durchführung selbst ist selten das Problem. Der Aufwand liegt davor — und er fällt beim nächsten Durchgang genauso wieder an, weil vom letzten Mal nichts übrig geblieben ist außer Erinnerung.

Der schwierigste Punkt

Der Ablauf existiert nur in einem Kopf

Solange derselbe Mensch die Runde jedes Mal macht, funktioniert es. Er weiß, wer erfahrungsgemäß spät antwortet, welche Ausnahme im dritten Fall gilt und was man besser vorher abklärt.

Aufgeschrieben ist davon nichts. Fällt er aus, beginnt der nächste Durchgang nicht bei achtzig Prozent, sondern bei null — und niemand kann vorher sagen, wie viel dabei verloren geht.

Die Lösung ist nicht, jemanden zu umgehen. Sie ist, den Ablauf mit dieser Person aufzuschreiben — in ihrer Reihenfolge, mit ihren Ausnahmen. Wer dokumentiert, wird nicht ersetzbar. Er wird unterbrechbar: Er kann in Urlaub fahren, ohne dass das Telefon läutet.

Ohne die Schlüsselperson lässt sich das nicht dokumentieren. Gegen sie schon gar nicht.

Arbeitsweise

Das passende Werkzeug,
richtig eingestellt
und angeschlossen.

Gebaut wird erst, wenn es das nicht gibt. Meistens sind die Werkzeuge längst da — sie sind nur nicht miteinander verbunden, und der Mensch dazwischen ist die Verbindung.

Deshalb beginne ich nie bei der Software. Sondern beim Ablauf: Was löst den Vorgang aus, wer ist beteiligt, wo bleibt er hängen.

Feenstaub-Garantie: keine. Erst muss der Ablauf stehen.

Der erste Schritt

Standortbestimmung

€ 940

Bevor irgendetwas gebaut oder gekauft wird, wird der Ablauf aufgenommen. Das dauert wenige Tage und liefert vier Dinge:

Sie bekommen das Ergebnis als Unterlage, die auch ohne mich weiterverwendbar ist. Ob wir danach zusammenarbeiten, entscheiden Sie damit auf einer belastbaren Grundlage.

ab € 1.750 Konzeptstufe ab € 5.600 Umsetzung ab € 190/Monat laufender Betrieb

Das Paket endet. Die Entlastung nicht.

30 Minuten.
Kein Pitch.

Erzählen Sie mir, wie ein Durchgang bei Ihnen abläuft. Danach wissen Sie, ob eine Standortbestimmung sinnvoll ist — und wenn nicht, sage ich das auch.

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